E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer 1 in der heutigen Arbeitswelt, doch nicht alle kennen die korrekten Umgangsformen.

1. WÄHLEN SIE DEN RICHTIGEN EMPFÄNGER! (AN, CC UND BCC)
An: In dieser Zeile sollten nur die Empfänger stehen, von denen eine aktive Handlung erwartet wird. CC: In die „Cc“-Zeile gehören diejenigen, die diese Email zur Information erhalten sollen. Empfänger werden nicht zu einer aktiven Handlung aufgefordert. BCC: Die „BCC“-Zeile hat denselben Verwendungszweck wie die „CC“-Zeile, allerdings werden hier nicht alle Empfänger der E-Mail darüber informiert, wer diese ebenfalls erhalten hat. Ebenso besteht die Möglichkeit, jemanden „versteckt“ in einen Emailverkehr einzubeziehen, ohne dass dies für den Adressaten deutlich wird.

2. FÜLLEN SIE IMMER DIE BETREFF-ZEILE AUS!
Die Betreffzeile ist das Erkennungszeichen einer E-Mail und sollte kurz und aussagekräftig sein. E-Mails ohne Betreff werden oftmals auch von Spamfiltern blockiert und kommen deshalb nicht beim Empfänger an.

3. ANREDE UND GRUSS NICHT VERGESSEN!
Formulieren Sie eine Anrede. So viel Zeit muss sein, auch wenn es sich „nur“ um interne Kommunikation handelt. Dasselbe gilt für den Gruß am Ende des Schreibens. Verzichten Sie lieber auf solche Abkürzungen: Ein „Sg“ statt „Sehr geehrte(r)“ in der Anrede ist nicht gerade freundlich, ebenso wie ein „MfG“ am Ende des Textes.

4. SORGEN SIE DAFÜR, DASS IHRE E-MAIL EINFACH LESBAR IST!
Alles, was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. Unterteilen Sie die Nachricht in mehrere sinnvolle Absätze und verwenden Sie kurze Sätze.

5. ACHTEN SIE AUF RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK!
In Outlook gibt es eine automatische Rechtschreibprüfung. Da dies allgemein bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Rechtschreibfehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.

6. HÄNGEN SIE JEDER MAIL IHRE SIGNATUR AN!
Um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern, sollte der E-Mail eine Signatur angefügt werden, die folgende Daten enthält: Name, Firma, Anschrift, Telefon- und Faxnummer, sowie die Internetadresse des Linzgaus. Zudem kann in diese gleich die Verabschiedungsfloskel mit aufgenommen werden, dann wird sie nicht vergessen. Die Signatur sollte nicht nur beim Senden, sondern auch beim Antworten auf E-Mails eingebettet werden. So kann der Empfänger den Antwortweg frei wählen und damit schneller und ohne großen Aufwand auf Ihre Kontaktdaten zugreifen.

7. ANTWORTEN SIE NIEMALS AUF SPAM.
Viele Spams bieten Ihnen die Möglichkeit, sich als Empfänger löschen zu lassen, indem sie auf die Mail antworten. Für die Spam-Versender bedeutet Ihre Antwort allerdings, dass dort die Spams ankommen und Sie werden in der Folge noch mehr Spams bekommen.

8. VERLASSEN SIE SICH BEI DRINGENDEN INFORMATIONEN NICHT AUF E-MAIL.
Benutzen Sie dazu lieber das Telefon. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.