Fast jeder kennt das Dilemma, das E-Mailpostfach wächst und wächst und ist irgendwann voll. Spätestens dann werden die E-Mails häufig manuell in Archive verschoben und nachdem diese dann prall gefüllt sind, wird das nächste Archiv angelegt. Abgesehen davon, dass E-Mails bei dieser Speicherungsform nur aufwendig wieder auffindbar sind, wird auch der Datensicherungsaspekt in der Regel vernachlässigt, die Archive lagern einfach auf der lokalen Festplatte ohne jegliche Datensicherung. Nach dem Wechsel des E-Mailsystems kann dann schon die nächste Hürde lauern, die zu überwinden ist, damit auf eine E-Mail aus den vergangenen Jahren zugegriffen werden kann.
Wie lange müssen E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang
aufbewahrt werden. - Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail Archivierung fassen die Merksätze des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. zur revisionssicheren elektronischen Archivierung anschaulich zusammen!
Eine auf den ersten Blick oft sehr einfach gehandhabte Problematik gewinnt somit sehr schnell an Komplexität! Da wenn alle E-Mails automatisch archiviert werden, man bei Duldung der privaten E-Mailnutzung schnell mit dem Bundesdatenschutzgesetz(BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) in Konflikt gerät, da der Arbeitgeber dann als Telekommunikationsanbieter auftritt.
Nachdem die organisatorischen Richtlinien in Ihrem Unternehmen geklärt wurden steht der Einführung der technischen Komponenten dann nichts mehr im Weg. Abgesehen von der deutlichen Entlastung Ihres E-Mailservers haben Sie Ihre E-Mails dann auch noch nach Jahren durch eine effiziente Suche schnell im Zugriff – ganz egal ob vom PC, Notebook, Tablet oder Smartphone aus!
Sie haben Fragen zur Einführung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung? Kommen Sie auf uns zu!
